Foire aux questions du CIPC sur la vérification des casiers judiciaires

Pourquoi la GRC a-t-elle changé sa politique sur les vérifications de casiers judiciaires?

• La GRC n’a rien changé aux politiques et aux procédures établies, et sa position à cet égard est appuyée par le Comité consultatif du Centre d’information de la police canadienne (CIPC). La GRC applique des politiques et des procédures qui existaient déjà et auxquelles les organismes autorisés ont accepté de se conformer.

De quel droit la GRC dicte-t-elle les conditions d’utilisation du système du CIPC par les organismes autorisés?

• Lorsqu’un organisme est autorisé à consulter le système du CIPC, il accepte de se conformer aux politiques et aux procédures régissant son utilisation. Ces politiques et procédures sont assujetties à des lois, à des politiques et à des directives ministérielles fédérales. La GRC effectue des vérifications périodiques auprès des services de police et des organismes fédéraux autorisés pour s’assurer qu’ils respectent ces politiques et procédures.

Pourquoi la GRC n’est-elle jamais intervenue auparavant?

• Lorsque la GRC et le Centre IPC ont constaté que certains organismes ne respectaient pas les politiques et les procédures établies, ils leur ont signalé ce manque de conformité et ont exigé la prise de mesures pour corriger la situation. Bien que la plupart des organismes visés aient modifié leurs pratiques dès qu’ils ont appris que celles-ci ne respectaient pas les politiques et les procédures du CIPC, un petit nombre d’entre eux s’en sont tenus à leur propre interprétation des règles établies et ont maintenu leurs pratiques non conformes. La GRC est donc intervenue de façon plus musclée pour s’assurer que les pratiques des organismes autorisés respectent les politiques et les procédures du CIPC.

Pourquoi les organismes autorisés sont-ils tous tenus de garder des copies des formulaires de consentement? N’est-il pas suffisant que l’éventuel employeur accepte de fournir ce formulaire sur demande?

• Le Centre IPC est tenu de s’assurer que les organismes autorisés à consulter le système du CIPC respectent les politiques et les procédures régissant son utilisation. Pour ce faire, il applique des mesures d’assurance de la conformité qui comprennent entre autres la vérification des attestations de consentement éclairé.

 

• Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les gens doivent donner leur consentement éclairé avant la divulgation de renseignements personnels à leur sujet. Lorsqu’un organisme fait l’objet d’une vérification, le seul moyen dont dispose le vérificateur pour confirmer l’obtention de ce consentement éclairé est d’examiner le formulaire de consentement. Comme les vérificateurs n’ont pas le droit de faire des vérifications auprès de tiers, les formulaires de consentement doivent être conservés par les organismes assujettis à la vérification.

Je dois faire faire une vérification nominative par la police, et elle me demande de fournir des empreintes digitales même si je n’ai pas de casier judiciaire. Pourquoi?

• Le répertoire de casiers judiciaires contient des fichiers sur de nombreuses personnes dont les noms ou les dates de naissance sont identiques ou semblables. Lorsqu’on consulte le répertoire et qu’on y trouve le fichier d’une personne dont le nom ou la date de naissance sont semblables à ceux du postulant, on demande à ce dernier de fournir des empreintes digitales. Cette exigence vise à protéger le postulant et ne doit pas être perçue comme une indication de l’existence d’un casier judiciaire. Ainsi, lorsqu’on divulgue un casier judiciaire, on a la certitude qu’il se rapporte à la bonne personne.

Pourquoi la GRC insiste-t-elle pour que les gens fournissent leurs empreintes digitales afin d’obtenir une copie de leur casier judiciaire?

• Selon la directive ministérielle concernant la divulgation par la GRC de renseignements sur les antécédents judiciaires, l’information tirée d’un casier judiciaire peut seulement être communiquée aux fins de contrôle préalable à l’embauche après confirmation de l’identité du postulant par la vérification de ses empreintes digitales. La Loi sur la protection des renseignements personnels et le règlement y afférent obligent les organismes du gouvernement fédéral à confirmer l’identité des personnes qui demandent la divulgation de leurs renseignements personnels. Tous les casiers judiciaires inscrits au répertoire central de la GRC sont étayés d’empreintes digitales. En exigeant la présentation d’empreintes digitales avant de divulguer des renseignements sur les antécédents judiciaires d’un postulant, la GRC s’assure que l’information communiquée concerne effectivement ce postulant.
• Selon la directive ministérielle concernant la divulgation par la GRC de renseignements sur les antécédents judiciaires, l’information tirée d’un casier judiciaire peut seulement être communiquée aux fins de contrôle préalable à l’embauche après confirmation de l’identité du postulant au moyen d’empreintes digitales. De nombreuses personnes ont des noms ou des dates de naissance semblables ou identiques. En divulguant des renseignements sur le casier judiciaire d’un postulant sans confirmer son identité par la vérification de ses empreintes digitales, on risque de révéler de l’information sur la mauvaise personne et de porter ainsi atteinte au droit à la protection de la vie privée de personnes qui n’ont pas posé leur candidature au poste.

Si l’on me dit que mes empreintes digitales sont requises pour terminer le processus de contrôle préalable à l’embauche, que dois-je faire?

• Vous pouvez faire prendre vos empreintes digitales par votre service de police local ou par une entreprise privée reconnue. Pour de plus amples renseignements sur la marche à suivre, veuillez consulter le site Web des Services de triage des dactylogrammes civils (http://www.rcmp-grc.gc.ca/cr-cj/fing-empr2-fra.htm).

La GRC s’oppose-t-elle à la vérification des antécédents par une entreprise privée?

• La GRC ne s’oppose pas à la participation d’entreprises privées à la vérification des antécédents. Elle doit cependant s’assurer que les organismes qui ont accès au système du CIPC se conforment aux politiques et aux procédures applicables, y compris en ce qui a trait à la divulgation de casiers judiciaires.

La GRC permet-elle la consultation du casier judiciaire aux fins de contrôle préalable à l’embauche?

• La GRC estime que la vérification du casier judiciaire peut constituer un élément important du processus de contrôle préalable à l’embauche. Elle doit cependant prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements tirés des casiers judiciaires sont divulgués d’une manière qui assure :
  - l’exactitude de l’information communiquée;
  - la conformité aux lois, aux politiques et aux directives ministérielles fédérales en la matière;
  - le maintien du droit des citoyens canadiens à la protection de leur vie privée.

Où les personnes et les compagnies qui ont besoin d’effectuer des vérifications de casiers judiciaires peuvent-elles s’adresser pour obtenir des conseils sur la marche à suivre?

• La GRC encourage les personnes et les compagnies qui comptent établir des procédures de vérification de casiers judiciaires à consulter leur service de police local sur les pratiques exemplaires à suivre. De nombreux services de police fournissent cette information dans leur site Web. Il faut toutefois souligner que la vérification du casier judiciaire n’est qu’un aspect d’une vérification complète des antécédents judiciaires. Les services de police locaux ont accès à des renseignements qui ne se trouvent pas nécessairement dans le répertoire des casiers judiciaires. Dans bien des cas, la recherche de tels renseignements peut constituer un aspect crucial de la vérification complète des antécédents d’un postulant.

Les lois provinciales en matière de protection des renseignements personnels m’autorisent à obtenir cette information. Comment se fait-il que la police ne me permette pas d’y accéder en vertu de ces lois?

• Les casiers judiciaires qui se trouvent dans le répertoire national sont tenus par la GRC et sont donc visés par les lois fédérales en matière de protection des renseignements personnels. En tant que service de police national du Canada, la GRC est assujettie à ces lois fédérales, qui ont préséance sur les lois provinciales connexes. Il en va de même pour les systèmes informatiques gérés par la GRC et pour les données contenues dans ces systèmes.

Combien de temps faut-il à la GRC pour traiter les demandes de vérification de casier judiciaire qui sont accompagnées d’empreintes digitales?

• Soucieuse d’accélérer le traitement des demandes de vérification dactyloscopique, la GRC travaille à mettre en oeuvre le Projet d’identification en temps réel (ITR) afin de moderniser les méthodes de traitement de ces demandes et d’en promouvoir la transmission électronique. L’objectif des Services canadiens d’identification criminelle en temps réel (SCICTR) est de répondre à 85 % des demandes d’identification dactyloscopique à des fins civiles transmises par voie électronique dans un délai de 72 heures (dans les cas où aucun traitement manuel n’est requis). Si un casier judiciaire est relevé au cours du processus de vérification, le délai de traitement peut dépasser les 120 jours. Quant aux demandes d’identification dactyloscopique sur support papier, leur traitement doit se faire manuellement dans une large mesure; il n’est donc pas rare que la vérification des antécédents judiciaires prenne en moyenne 120 jours pour les personnes qui ne possèdent pas de casier judiciaire et qui n’ont jamais été appelées à fournir leurs empreintes digitales relativement à une infraction criminelle au Canada. Là encore, si le processus de vérification révèle l’existence d’un casier judiciaire, le traitement de la demande peut prendre plus de 120 jours.
  

Où puis-je aller pour faire prendre mes empreintes digitales sous forme électronique?

• Vous pouvez vous adresser à votre service de police local pour voir s’il offre des services de dactyloscopie électronique. Dans la négative, il pourra peut-être vous diriger vers une entreprise privée approuvée. Pour trouver une entreprise de ce genre, vous pouvez également consulter les pages jaunes de votre localité ou faire une recherche dans Internet en utilisant par exemple l’expression « services dactyloscopiques Canada ».

Mon organisme ne peut se permettre d’attendre aussi longtemps. Y a-t-il moyen d’accélérer le processus?

• Non. Le processus de vérification dactyloscopique décrit ci-dessus est le seul moyen de garantir que les antécédents judiciaires dont on demande la divulgation se rapportent effectivement à la bonne personne et que toutes les exigences applicables à la communication de renseignements à des tiers sont respectées.

J’ai entendu dire que la GRC oblige les gens à fournir des empreintes digitales parce qu’elle reçoit 25 $ pour chaque demande. Est-ce vrai?

• Non. Tout l’argent versé pour ce service est transmis au Trésor du gouvernement du Canada. La GRC n’en reçoit pas un sou. Certains organismes ou détachements de la GRC peuvent exiger des frais pour la prise d’empreintes digitales. Le cas échéant, ces frais s’ajoutent au tarif de 25 $ exigé pour la recherche d’empreintes digitales dans le répertoire central des casiers judiciaires et servent à payer les coûts liés à la prise des empreintes.

Pourquoi ne peut-on pas faire vérifier le casier judiciaire d’un adolescent?

• Aux termes de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, il est illégal de divulguer tout renseignement concernant des accusations portées contre un adolescent dans le cadre d’une vérification des antécédents, sauf lorsque cette vérification est exigée en vertu d’une loi fédérale, provinciale ou municipale.

Est-ce qu’une « vérification dans le système du CIPC » est une vérification des casiers judiciaires?

• Non. Le CIPC est un système qui transmet les demandes des organismes d’application de la loi autorisés à plusieurs banques de données, principalement à des fins d’application de la loi, dont les Services de gestion des renseignements judiciaires (SGRJ). Ceux-ci mettent à jour et tiennent plus de 600 000 casiers judiciaires par année et versent l’information sur les casiers judiciaires dans la banque de données de l’identité judiciaire du CIPC. Un casier judiciaire contient les inculpations criminelles d’une personne et les dispositions connexes, y compris les condamnations et les libérations ainsi que les empreintes digitales à l’appui.

Qu’est-ce qu’une « vérification dans le système du CIPC »?

• La démarche que bien des personnes appellent une « vérification auprès du CIPC » (ou une « vérification des antécédents ») consiste à faire faire une recherche dans la banque de données de l’identité judiciaire du CIPC par un service de police à partir du nom et de la date de naissance d’une personne. Cette vérification peut relever l’existence d’un casier judiciaire dans la banque de données, mais cela ne veut pas dire que le sujet de la vérification est la personne visée par ce casier judiciaire. Le seul moyen de confirmer la correspondance est d’obtenir les empreintes digitales de la personne. Ce genre de vérification omet la consultation d’autres banques de données qui peuvent fournir des renseignements utiles aux fins de contrôle préalable à l’embauche (voir la question portant sur les fichiers locaux).

Qu’est-ce qu’un casier judiciaire?

• Un casier judiciaire est créé lorsqu’une personne fait l’objet d’accusations au criminel. Dans la plupart des cas, lorsqu’une personne est accusée d’une infraction criminelle, ses empreintes digitales sont prélevées au moment de son arrestation et transmises aux SCICTR aux fins de classification et de versement au système. Une fois les procédures judiciaires terminées, le règlement du tribunal (imposition d’une peine, absolution, déclaration de non-culpabilité, etc.) est consigné sur la fiche dactyloscopique et le casier judiciaire est mis à jour. Il convient de noter que des empreintes digitales ne sont pas prélevées dans toutes les situations, car il existe des catégories d’infractions criminelles pour lesquelles la police n’est pas autorisée à en prendre. Dans le cas d’une infraction punissable sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire (par exemple, troubler la paix), la Loi sur l’identification des criminels ne permet pas à la police d’obtenir des empreintes digitales. Il convient également de noter que les infractions à une loi provinciale ne figurent pas au casier judiciaire. Le seul moyen de vérifier si de telles infractions ont été commises est de consulter les fichiers locaux de la police.

Qu’est-ce qu’une vérification dans les fichiers locaux?

• Une vérification dans les fichiers locaux est un examen des dossiers du service de police de la région où demeure la personne, dossiers qui pourraient contenir des renseignements à l’appui supplémentaires pour la vérification des casiers judiciaires.

Comment peut-on confirmer si on a un casier judiciaire?

• Le seul moyen d’attester l’existence d’un casier judiciaire est de transmettre des empreintes digitales aux Services de triage des dactylogrammes civils (STDC) de la GRC (http://www.rcmp-grc.gc.ca/cr-cj/fing-empr2-fra.htm) afin qu’ils vérifient la banque de données dactyloscopiques pour voir si elle contient des empreintes digitales identiques associées à un casier judiciaire. Les STDC délivreront ensuite un certificat attestant que la personne possède ou ne possède pas un casier judiciaire. Si elle en possède un, une copie certifiée du casier judiciaire lui sera remise.

Et si une personne utilise un nom fictif?

• Même si le nom d’une personne change, ses empreintes digitales ne changent pas. Si une personne a déjà un casier judiciaire et qu’elle est déclarée coupable d’un autre crime sous un nom différent, les empreintes digitales correspondront toujours au premier casier. Ce casier judiciaire sera mis à jour en fonction de la nouvelle condamnation et du nom différent ou du pseudonyme utilisé. Dans une « vérification dans le système du CIPC » axée sur le nom des personnes seulement, on ne peut pas être certain à 100 p. 100 de leur identité.

Qu’est-ce qu’une présélection pour des emplois auprès de personnes vulnérables?

• On entend par « personnes vulnérables » les personnes qui sont exposées à un risque de maltraitance plus élevé que l’ensemble de la population en raison de leur âge, d’une déficience ou d’autres circonstances temporaires ou permanentes. Un organisme qui compte des employés ou des bénévoles responsables du bien-être d’enfants ou d’autres personnes vulnérables peut demander une telle présélection au sujet de toute personne qui occupera un poste de confiance à titre d’employé ou de bénévole. Cette présélection s’ajoute à la vérification du casier judiciaire et consiste à interroger une base de données pour déterminer si le sujet a reçu une réhabilitation relativement à une infraction criminelle de nature sexuelle. Une telle présélection requiert le consentement écrit préalable du postulant et peut seulement être effectuée par la police. La police peut seulement en communiquer les résultats au postulant dans un premier temps. Si un tel dossier existe, il faut confirmer qu’il se rapporte bien au sujet en obtenant les empreintes digitales de ce dernier. Après confirmation de l’existence ou de l’absence d’un tel dossier, si le postulant choisit de divulguer les résultats de la présélection à l’éventuel employeur, le service de police peut seulement communiquer l’information à ce dernier avec le consentement écrit préalable du postulant. En raison de la vulnérabilité des clients des organismes de ce genre, la GRC recommande fortement la vérification des fichiers locaux dans le cadre de la présélection pour un emploi auprès de personnes vulnérables.

Je compte poser ma candidature à un poste à l’étranger relativement auquel on exige une présélection pour un emploi auprès de personnes vulnérables. Comment puis-je demander une telle présélection?

• Les présélections pour un emploi auprès de personnes vulnérables sont régies par la Loi sur le casier judiciaire. Selon les conseils juridiques obtenus par la GRC, ce genre de vérification peut seulement être effectué pour les postes à pourvoir au Canada.