Divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires

Sommaire

La politique énoncée dans le présent document s’applique aux services utilisateurs du Centre d’information de la police canadienne (CIPC) qui exécutent avec des tierces entreprises des vérifications des antécédents judiciaires à partir du nom. Elle entre en vigueur immédiatement et doit être respectée conjointement avec le Manuel de référence du CIPC . Dans l’éventualité d’une contradiction entre la présente politique et le Manuel de référence du CIPC, la présente politique a préséance.

La présente politique est une mesure intérimaire qui résulte de contraventions à la politique du CIPC et à la législation fédérale connexe. Certaines pratiques adoptées par des services utilisateurs du CIPC qui exécutent pour le compte de tierces entreprises des vérifications des antécédents judiciaires à partir du nom contreviennent en effet aux politiques établies. Plus précisément, des renseignements sur les antécédents judiciaires sont divulgués sans que l’identité des personnes visées ne soit confirmée par les empreintes digitales.

Un service utilisateur du CIPC doit conclure une entente, au sens de l’article Définitions du présent document, avec l’entreprise pour laquelle il exécute des vérifications des antécédents judiciaires. Cette entente doit être soumise au Centre d’information de la police canadienne (CIPC) aux fins de revue et d’approbation, ce qui permet de veiller à ce qu’elle soit conforme à la législation, à la Directive ministérielle sur la divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires et à la politique du CIPC. Le service utilisateur du CIPC n’est pas autorisé à faire des vérifications des antécédents judiciaires pour le compte de tierces entreprises tant que l’entente n’a pas été approuvée par le directeur général du Centre IPC (ou son délégué).

Les employés d’un service utilisateur du CIPC qui exécutent des vérifications des antécédents judiciaires pour le compte d’une tierce entreprise doivent suivre et réussir le Cours sur les fonctions de consultation et de transmission de messages narratifs du CIPC.

Le présent document s’attarde aux politiques régissant la vérification de l’identité et le consentement éclairé des personnes faisant l’objet des vérifications des antécédents judiciaires à partir du nom; la vérification des antécédents judiciaires en direct; la conservation des renseignements aux fins de vérification par le CIPC; les réponses aux interrogations standard envoyées à la suite de la vérification des antécédents judiciaires à partir du nom; et la divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires. Conformément à la politique établie dans le présent document, les empreintes digitales sont requises aux fins de l’identification du sujet avant la divulgation des renseignements sur les antécédents judiciaires. La divulgation des renseignements sur les antécédents judiciaires est conforme à l’annexe IV-I-A du Manuel de référence du CIPC :Directive ministérielle sur la divulgation des renseignements sur les antécédents judiciaires. Faisant partie intégrante du Manuel de référence du CIPC, cette directive s’applique à tous les services utilisateurs du CIPC.

Comme il est indiqué dans le présent document, les services utilisateurs du CIPC qui exécutent, pour le compte de tierces entreprises, des vérifications des antécédents judiciaires à partir du nom ne sont pas autorisés à le faire pour des fins relatives au « secteur vulnérable » et aux adolescents.

Toute contravention à la politique énoncée dans le présent document fera l’objet d’une enquête par la section de l’exploitation locale du CIPC compétente, et des mesures seront prises s’il y a lieu.

Le présent document fait suite à la directive (09-11-30) envoyée par le sous-commissaire au Soutien aux services de police de la GRC à tous les chefs des services utilisateurs du CIPC.

GÉNÉRALITÉS

1. But

1.1 Le présent document a pour but de définir la politique intérimaire s’appliquant aux services de police qui exécutent pour le compte de tierces entreprises des vérifications des antécédents judiciaires à partir du nom.

2. Définitions

2.1 Les définitions qui suivent, utilisées dans un contexte au singulier ou au pluriel, s’appliquent à l’ensemble du présent document.

Service utilisateur du CIPC : Service de police canadien autorisé à accéder au Centre d’information de la police canadienne (CIPC) et qui, pour le compte d’une tierce entreprise, exécute des vérifications des antécédents judiciaires à partir du nom. Le service utilisateur peut également agir comme mandataire de la partie principale (le demandeur).

Tierce entreprise : Organisme privé ayant conclu un partenariat avec un service utilisateur du CIPC pour l’exécution de vérifications des antécédents judiciaires à partir du nom. La tierce entreprise obtient des réponses standard à la suite de la consultation du Fichier judiciaire nominatif/Casier judiciaire synoptique (FJN/CJS) par le service utilisateur du CIPC (conformément à l’article 12 du présent document) pour les besoins de la vérification des antécédents judiciaires en vue du triage sécuritaire.

Client : Organisme privé recourant aux services d’une tierce entreprise pour la vérification des antécédents judiciaires à partir du nom en vue du triage sécuritaire.

Demandeur : Personne faisant l’objet de la vérification des antécédents judiciaires à partir du nom.

Partie principale : Partie (le demandeur) qui consent à des travaux et (ou) activités exécutées par des mandataires aux fins de la vérification des antécédents judiciaires à partir du nom.

Mandataire : Toute partie (service utilisateur du CIPC, tierce entreprise, client) jouant un rôle dans la vérification des antécédents judiciaires à partir du nom à laquelle la partie principale (le demandeur) a consenti.

Vérification physique : Tout mandataire jouant un rôle dans la vérification des antécédents judiciaires à partir du nom veille diligemment au respect des politiques concernant la vérification de l’identité (voir l’article 8) et le consentement éclairé (voir l’article 9). La vérification vise notamment à veiller (à la satisfaction du mandataire) à ce que le demandeur remplit correctement le formulaire de consentement éclairé et qu’il comprend bien les paramètres de ce consentement. Elle vise également à faire en sorte que les documents d’identité fournis correspondent bel et bien au demandeur.

Entente : Accord écrit (contrat, entente juridique, protocole d’entente (PE), etc.) définissant les obligations de participation du service utilisateur du CIPC et de la tierce entreprise aux fins de la vérification des antécédents judiciaires .

3. Application

3.1 La politique contenue dans le présent document s’applique à tous les services utilisateurs du CIPC ainsi qu’à tous les mandataires jouant un rôle dans la vérification des antécédents judiciaires à partir du nom.

3.2 Les services utilisateurs du CIPC doivent utiliser la présente politique conjointement avec le Manuel de référence du CIPC. Dans l’éventualité d’une contradiction entre la présente politique et le Manuel de référence du CIPC, la présente politique a préséance.

3.3 Le service utilisateur du CIPC est entièrement responsable de veiller à ce que tous les mandataires respectent les politiques en vigueur.

3.3.1 Les articles 5, 7, 11, 12 et 13 du présent document s’appliquent exclusivement aux services utilisateurs du CIPC.

3.3.2 Les articles 4, 6, 8, 9, 10 et 14 du présent document s’appliquent aux services utilisateurs ainsi qu’aux mandataires s’il y a lieu.

3.4 Les services utilisateurs du CIPC travaillant en partenariat avec des mandataires ne sont pas autorisés, en vertu de la présente politique, à exécuter des vérifications des antécédents judiciaires à partir du nom pour des fins relatives au secteur vulnérable et aux adolescents, conformément à l’article 14.

4. Date d’entrée en vigueur

4.1 La présente politique entre en vigueur le 8 décembre 2009.

5. Contravention à la politique du CIPC

5.1 Toute contravention à la politique énoncée dans le présent document fera l’objet d’une enquête par le CIPC, et des mesures seront prises s’il y a lieu.

6. Groupe de travail

6.1 La présente politique sera remplacée par une politique officielle du CIPC, ainsi que des modalités qui seront élaborées par un groupe de travail en 2010.

6.2 Le groupe de travail aura pour mandat d’élaborer des pratiques claires et uniformes à l’intention des services utilisateurs du CIPC travaillant en partenariat avec des tierces entreprises aux fins de la vérification des antécédents judiciaires à partir du nom. Les pratiques seront conformes à la politique du CIPC, à la législation applicable à tous les ordres de gouvernement, ainsi qu’aux règlements régissant le secteur privé.

6.3 Le groupe de travail sera formé de représentants des services utilisateurs du CIPC, de partenaires de la sécurité publique et, s’il y a lieu, de tierces entreprises.

Entente

7. Entente entre le service utilisateur du CIPC et la tierce entreprise

7.1 Le service utilisateur du CIPC doit conclure une entente, au sens de la section Définitions du présent document, avec la tierce entreprise pour le compte de laquelle il exécute des vérifications des antécédents judiciaires. Cette entente doit être soumise au Centre d’information de la police canadienne aux fins de revue et d’approbation, pour veiller à ce qu’elle soit conforme à la législation, à la Directive ministérielle sur la divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires et à la politique du CIPC. Le service utilisateur du CIPC n’est pas autorisé à exécuter des vérifications des antécédents judiciaires pour le compte d’une tierce partie tant que l’entente n’a pas été approuvée par le directeur général du Centre IPC (ou son délégué).

7.1.1 L’entente doit préciser que le service utilisateur du CIPC autorise la tierce entreprise à agir à titre de mandataire du service utilisateur du CIPC et du demandeur aux fins de la vérification des antécédents judiciaires à partir du nom.

7.1.2 L’entente doit identifier tous les mandataires jouant un rôle dans les vérifications des antécédents judiciaires à partir du nom, ce qui comprend tout travail confié en sous-traitance.

7.1.3 L’entente doit définir de manière explicite le lien entre la partie principale et le mandataire jouant un rôle dans la vérification des antécédents judiciaires à partir du nom. Toute exigence en matière de consentement entre la partie principale et le ou les mandataires, ainsi qu’entre les mandataires doit être clairement précisée.

7.1.4 L’entente doit préciser les politiques du présent document s’appliquant à tous les mandataires concernés.

7.1.5 L’entente doit préciser que la GRC est prémunie contre les réclamations ou demandes de toute sorte découlant de l’entente. Cette condition fait également partie de tout accord (protocole d’entente, etc.) conclu entre la GRC et le service utilisateur du CIPC relativement à l’accès au CIPC.

7.1.6 L’entente doit préciser que le service utilisateur du CIPC est entièrement responsable de veiller à ce que tout renseignement détenu, conformément à l’article 11, est conservé localement par le service utilisateur du CIPC et mis à la disposition du CIPC aux fins de vérification seulement.

POLITIQUE GÉNÉRALE

8. Vérification de l’identité

8.1. Avant de faire l’objet d’une vérification des antécédents judiciaires à partir du nom, le demandeur doit fournir une pièce d’identité délivrée par le gouvernement au moment de se présenter, en personne, devant l’un des mandataires.

8.1.1 Le demandeur doit fournir : deux (2) pièces d’identité, l’une délivrée par le gouvernement sur laquelle on peut voir son nom, sa date de naissance, sa signature ainsi qu’une photo. Des copies des documents d’identité doivent être fournies à l’un des mandataires avec le formulaire de consentement éclairé signé. Des photocopies des pièces d’identité doivent être certifiées par au moins un mandataire, qui confirme que le signataire est bel et bien la personne figurant sur la pièce d’identité avec photo délivrée par le gouvernement. Le mandataire qui vérifie l’identité du demandeur doit comparer la signature apparaissant sur le document d’identification délivré par le gouvernement et celle apposée dans le formulaire de consentement éclairé.

8.1.2 Le demandeur doit préciser tous ses noms : prénom(s); nom de famille; nom de jeune fille (s’il y a lieu); et tout nom ayant été changé légalement (s’il y a lieu). Cette information est fournie pour faciliter le processus de vérification nominale du casier judiciaire dont il est question au paragraphe 12.1.

8.3 Les pièces d’identité doivent faire l’objet d’une vérification physique par tous les mandataires jouant un rôle dans la vérification des antécédents judiciaires à partir du nom.

8.4 Des copies lisibles des documents d’identification doivent être conservées conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et aux calendriers de conservation et d’élimination des services utilisateurs du CIPC.

8.4.1. Des copies lisibles des documents d’identification doivent être conservées localement par le service utilisateur du CIPC pendant une période minimale de deux (2) ans aux seules fins de vérification par le CIPC.

8.5 Le chef du service utilisateur du CIPC ou son délégué doit être convaincu que les mesures d’identification appropriées ont été prises, conformément à la disposition 7.1.a.2.3 du chapitre 1.2 du Manuel de référence du CIPC.

9. Consentement éclairé

9.1 Le demandeur doit donner son consentement avant de faire l’objet d’une vérification des antécédents judiciaires à partir du nom.

9.2 Le formulaire de consentement éclairé doit être rempli et signé par le demandeur, et au moins un mandataire doit agir comme témoin.

9.3 Après avoir été rempli par le demandeur, le formulaire de consentement éclairé doit immédiatement faire l’objet d’une vérification physique par tous les mandataires concernés.

9.4 Des copies lisibles du formulaire de consentement éclairé doivent être conservées conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, ainsi qu’aux calendriers de conservation et d’élimination du service utilisateur du CIPC.

9.4.1 Des copies lisibles du formulaire de consentement éclairé doivent être conservées localement par le service utilisateur pendant au moins deux (2) ans aux seules fins de vérification par le CIPC.

9.5 Les formulaires de consentement éclairé doivent renfermer au minimum les renseignements suivants :

9.5.1 Identification du demandeur : nom de famille; prénom(s); sexe; date de naissance; adresse actuelle; adresses au cours des cinq (5) dernières années s’il y a lieu.

9.5.2 Raison du consentement : but de la vérification des antécédents judiciaires; description du poste; nom de l’organisation demandant la vérification des antécédents judiciaires.

9.5.3 Signature du demandeur : Le demandeur doit bien comprendre le but et l’intention de la vérification des antécédents judiciaires et signer le formulaire.

9.5.4 Le consentement doit clairement préciser qu’une recherche dans le dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC sera effectuée à partir du ou des noms et de la date de naissance fournis par le demandeur.

10. V é rification du casier judiciaire en direct

10.1 Conformément à l’article 7, le processus de vérification du casier judiciaire en direct fera l’objet d’une évaluation par la GRC en vue de veiller au respect de la politique.

10.2 La vérification du casier judiciaire en direct est possible si les exigences suivantes sont satisfaites :

10.2.1 Le chef du service utilisateur du CIPC ou son délégué doit être convaincu que le processus de vérification du casier judiciaire en direct respecte la disposition 7.1.a.2.3 du chapitre 1.2 du Manuel de référence du CIPC.

10.2.2 Le processus doit être clairement défini dans l’entente conclu entre le service utilisateur du CIPC et la tierce entreprise, conformément à l’article 7.

10.2.2.1 L’entente conclue entre le service utilisateur du CIPC et la tierce entreprise (article 7) doit préciser clairement en quoi le processus de vérification du casier judiciaire en direct tient compte des mesures de vérification physique applicables mentionnées aux articles 8 et 9. Par exemple, on peut satisfaire à l’exigence prévue au paragraphe 9.2 (témoin de la signature du formulaire de consentement éclairé) en démontrant que le processus en direct vérifie de manière sécuritaire et authentifie l’identité du demandeur.

10.2.3 Une piste de vérification du processus pour chaque vérification du casier judiciaire en direct doit être conservée conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, ainsi qu’aux calendriers de conservation et d’élimination du service utilisateur du CIPC.

10.2.4 Une piste de vérification du processus pour chaque vérification du casier judiciaire en direct doit être conservée localement par le service utilisateur du CIPC pendant une période minimale de deux (2) ans aux seules fins de vérification par le CIPC.

10.3 La transmission des données électronique doit être sécurisée.

10.3.1 Le service utilisateur du CIPC est responsable de protéger la transmission électronique des données relatives à la vérification du casier judiciaire en direct.

10.3.2 La méthode de protection de la transmission électronique des données doit être précisée de manière explicite dans l’entente conclue entre le service utilisateur du CIPC et la tierce entreprise, conformément à l’article 7.

10.4 Le processus de vérification du casier judiciaire en direct doit confirmer la vérification et l’authentification de l’identité du demandeur.

10.4.1 Le service utilisateur du CIPC est responsable de veiller à ce que le processus de vérification du casier judiciaire en direct confirme la vérification et l’authentification de l’identité du demandeur.

POLITIQUE DES SERVICES UTILSATEURS DU CIPC

11. Conservation des données aux fins de vérification

11.1 Les renseignements mentionnés aux paragraphes 8.4, 9.4 et 10.2.4 doivent être conservés localement par le service utilisateur du CIPC pendant une période minimale de deux (2) ans aux seules fins de vérification par le CIPC.

11.2 Les réponses envoyées par le service utilisateur à la tierce entreprise doivent être conservées localement par le service utilisateur du CIPC pendant une période minimale de deux (2) ans aux seules fins de vérification par le CIPC.

11.3 Le service utilisateur du CIPC doit mettre à la disposition du CIPC les renseignements mentionnés aux paragraphes 11.1 et 11.2 aux seules fins de vérification par le CIPC.

12. Consultation du FJN/CJS et réponses

12.1 Lorsqu’il consulte le Fichier judiciaire nominatif/Casier judiciaire synoptique (FJN/CJS), le service utilisateur du CIPC doit utiliser tous les noms du demandeur : prénom(s); nom de famille; nom de jeune fille (s’il y a lieu); nom(s) changé(s) en vertu d’une procédure légale de changement de nom (s’il y a lieu).

12.2 Tous les nouveaux employés du service utilisateur du CIPC chargés d’exécuter des vérifications des antécédents judiciaires à partir du nom doivent faire et réussir le Cours sur les fonctions de consultation et de transmission de messages narratifs du CIPC avant de pouvoir interroger le FJN/CJS, de manière à posséder une solide connaissance de la politique du CIPC et de la façon d’analyser correctement les résultats de la consultation du FJN/CJS. Cette exigence vaut pour tous les services utilisateurs du CIPC travaillant en partenariat avec des tierces entreprises aux fins de la vérification des antécédents judiciaires à partir du nom. Il est fortement recommandé que tous les utilisateurs du CIPC suivent ce cours.

12.2.1 Le Cours sur les fonctions de consultation et de transmission de messages narratifs du CIPC est proposé en ligne par l’intermédiaire du Réseau canadien du savoir policier (RCSP) : http://www.cpkn.ca/course_detail/cpic_f.html.

12.3 Les messages de réponse suivants doivent être utilisés par les services utilisateurs du CIPC pour les consultations du FJN/CJS.

12.4 Le paragraphe 12.4.1 du présent document remplace la disposition 7.3.b.4.1 du chapitre 1.2 du Manuel de référence du CIPC.

12.4.1 Lorsque la réponse du FJN/CJS est négative : « La recherche dans le dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC à partir des seuls nom(s) et date de naissance fournis n’a produit aucun résultat concernant une personne dont les nom(s) et date de naissance correspondent à ceux du demandeur. Seule la comparaison des empreintes digitales permet de confirmer l’existence ou l’inexistence d’un casier judiciaire dans le dépôt national des casiers judiciaires. Toutes les infractions ne paraissent pas nécessairement au casier judiciaire. Une recherche dans les fichiers locaux peut révéler des condamnations criminelles qui n’ont pas été versées au dépôt national des casiers judiciaires. »

12.5 Le paragraphe 12.5.1 du présent document remplace la disposition 7.3.b.4.2 du chapitre 1.2 du Manuel de référence du CIPC.

12.5.1 Lorsque la réponse du FJN/CJS fait état de fiches possibles : « La recherche dans le dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC n’a pu être complétée à partir des seuls nom(s) et date de naissance fournis. Pour que l’on puisse terminer le traitement de la demande, le demandeur doit faire transmettre ses empreintes digitales au dépôt national des casiers judiciaires par un service de police autorisé ou une entreprise privée de dactyloscopie accréditée. Seule la comparaison des empreintes digitales permet de confirmer l’existence ou l’inexistence d’un casier judiciaire dans le dépôt national des casiers judiciaires. Toutes les infractions ne paraissent pas nécessairement au casier judiciaire. Une recherche dans les fichiers locaux peut révéler des condamnations criminelles qui n’ont pas été versées au dépôt national des casiers judiciaires. »

12.5.2 On doit utiliser la réponse mentionnée au paragraphe 12.5.1 lorsque la réponse du FJN/CJS renferme uniquement des fiches sur un adolescent.

12.6 Le service utilisateur du CIPC est responsable de veiller à ce que la tierce entreprise fournisse les messages de réponse du FJN/CJS mentionnés aux paragraphes 12.4.1 et 12.5.1, selon le cas, aux autres mandataires autorisés.

13. Divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires

13.1 La divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires doit être conforme à l’annexe IV-1-A du Manuel de référence du CIPC, Directive ministérielle sur la divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires.

13.1.1 Parce qu’elle fait partie intégrante du Manuel de référence du CIPC, la directive s’applique à tous les services utilisateurs du CIPC.

13.2 La divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires doit être conforme à la disposition 7.3.b.4 du chapitre 1.2 du Manuel de référence du CIPC.

13.3 Les services utilisateurs du CIPC doivent se reporter à l’article 12 du présent document concernant les réponses du FJN/CJS.

13.3.1 On doit se reporter à l’article 12 du présent document au lieu des dispositions 7.3.b.4.1 et 7.3.b.4.2 du Manuel de référence du CIPC.

13.4 Les empreintes digitales doivent être fournies pour confirmer l’identité de la personne avant la divulgation des renseignements sur les antécédents judiciaires.

13.5 Les exceptions mentionnées à l’annexe IV-1-A du Manuel de référence du CIPC au titre desquelles on peut passer outre aux exigences relatives aux empreintes digitales NE S’APPLIQUENT PAS aux services utilisateurs aux fins de la présente politique uniquement.

13.6 Le chef du service utilisateur du CIPC ou son délégué doit être convaincu que la divulgation des renseignements sur les antécédents judiciaires est conforme à l’annexe IV-1-4 et à la disposition 7.1.a.2.5 du chapitre 1.2 du Manuel de référence du CIPC.

14. Question autre

14.1 La question suivante n’est pas visée par la portée de la présente politique intérimaire. Elle sera étudiée plus à fond par le groupe de travail mentionné à l’article 6.

• Conformément à la politique et à la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, les tierces entreprises ne sont pas autorisées à offrir des services de vérification des antécédents judiciaires relatifs au secteur vulnérable ou à des adolescents, à tout mandataire et (ou) demandeur. Les services utilisateurs du CIPC ne peuvent exécuter de telles vérifications pour le compte de tierces entreprises.