Politique : Vérifications des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables et compagnies de dactyloscopie accréditées

Politique régissant la transmission électronique d’empreintes digitales par les compagnies de dactyloscopie accréditées, pour le compte de services de police et relativement à un travail auprès de personnes vulnérables

RÉSUMÉ

La vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables (VATPV) produit les renseignements essentiels qui permettront à divers organismes de juger si une personne est apte à travailler ou à interagir avec les membres les plus vulnérables de notre société, dont les enfants, les aînés et les personnes handicapées. Elle consiste à vérifier dans le dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC si la personne possède un casier judiciaire ou un dossier de délinquant sexuel réhabilité. Si la recherche par nom ne donne pas de résultats concluants, alors il faut confirmer l'identité aux moyens d’empreintes digitales.

En vertu de la présente politique, un service de police peut demander à un individu sur son territoire d'aller faire prendre ses empreintes digitales par une compagnie de dactyloscopie accréditée, qui les transmettra électroniquement à des fins de VATPV. La politique s'adresse aux services de police qui transmettent leurs dactylogrammes sur papier; il s'agit d'une mesure provisoire en attendant que tous adoptent la dactyloscopie électronique.

La transmission d’empreintes digitales par voie électronique améliore sensiblement la prestation de services pour les VATPV, réduisant les délais de traitement de plusieurs semaines à quelques jours, voire moins, dans la vaste majorité des cas (deux ou trois jours ouvrables quand les dactylogrammes ne correspondant à aucunes données de la GRC). Tous les résultats de recherche sont communiqués par la poste au service de police qui a fait la demande.

Les services de police ont la responsabilité de mener les VATPV conformément aux lois, règlements, directives et politiques pertinents.

1.1 Exposer aux services de police et aux compagnies de dactyloscopie accréditées comment doit se faire la transmission électronique de dactylogrammes à des fins de VATPV.

2.1 Que les termes soient employés au singulier ou au pluriel, les définitions suivantes s'appliquent dans toute la présente politique.

SECTEUR D'ACTIVITÉ DE LA GRC

Services canadiens d'identification criminelle en temps réel (SCICTR) : Gardiens du dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC, les SCICTR ont pour mandat de fournir un appui opérationnel direct aux communautés canadiennes de l'exécution de la loi, du droit pénal et de la sécurité publique, ainsi qu'à des partenaires internationaux comme le FBI et Interpol, dans des dossiers criminels, civils ou d’immigration. À l'échelle du pays, ils se chargent des vérifications d'antécédents judiciaires et des VATPV à effectuer par des moyens biométriques, à des fins judiciaires civiles ou pénales. Finalement, ce sont eux qui autorisent l'accès au système d'ITR.

Dépôt national

Le dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC (ci-après « le dépôt national ») réunit les casiers judiciaires de toutes les personnes accusées d'actes criminels ou d'infractions mixtes. C'est là tout ce qu'il contient, car il fonctionne par empreintes digitales, et la Loi sur l’identification des criminels n'autorise le prélèvement d'empreintes digitales que dans les cas d'actes criminels ou d'infractions mixtes. La GRC n'y inclura un dactylogramme rattaché à une déclaration de culpabilité par procédure sommaire que s'il lui a été remis en rapport avec un incident impliquant des actes criminels ou des infractions mixtes. La loi n'obligeant les services de police à déclarer les actes criminels ou les infractions mixtes à la GRC que quand ils sont commis par des adolescents, une recherche dans les dossiers de police locaux peut très bien mettre au jour des antécédents judiciaires que la GRC ne connaissait pas.

SYSTÈMES ET BANQUES DE DONNÉES

ITR et système d'ITR : Le système d'identification en temps réel (ITR) est accessible aux organismes que les SCICTR autorisent à transmettre des empreintes digitales  par voie électronique.

Banque de données de l'identité judiciaire (BDIJ) : Elle comporte trois ensembles de données, à savoir 1) les antécédents judiciaires du contrevenant; 2) une notice biographique et un résumé des infractions du contrevenant; et 3) un résumé indexé des noms de contrevenants, pour recherche rapide. Seuls les SCICTR sont autorisés à mettre à jour, à effacer ou à modifier les données de cette banque de données. Chaque entrée s'accompagne de dactylogrammes obtenus légalement. Les services de police autorisés peuvent fouiller la BDIJ via le CIPC. Les renseignements s’obtiennent au moyen du fichier de renseignements personnels (FRP) numéro GRC PPU 030, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Banque de renseignements criminels : Les organismes font des entrées directes dans le CIPC, pour rassembler des renseignements criminels.

Banque de données d'enquête : On y fait des entrées directes de casiers judiciaires dans le CIPC, à des fins d'enquêtes policières. Les données sont fournies et tenues à jour par la police; elles portent sur des personnes recherchées ou disparues, sur des véhicules volés (bateaux compris) ou sur tout autre bien perdu ou volé. La banque de données comprend les catégories de personnes suivantes, relatives aux fichiers du CIPC : Inculpé, Judiciarisé, Personne disparue, Libéré conditionnel et Personne recherchée. Ces renseignements s’obtiennent au moyen du fichier de renseignements personnels (FRP) numéro GRC PPU 005), conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

AUTRES

Compagnie de dactyloscopie accréditée : Entreprise que les SCICTR ont approuvée et autorisée officiellement à transmettre des empreintes digitales et des pièces justificatives au système d'ITR, pour des VATPV ou pour toute autre vérification à des fins civiles.

Société affiliée : Entreprise de dactyloscopie distincte que les SCICTR ont approuvée et autorisée officiellement à transmettre des dactylogrammes et des pièces justificatives au système d'ITR, pour des VATPV ou pour toute autre vérification à des fins civiles, par l'intermédiaire d’une compagnie de dactyloscopie accréditée. Outre l'article 7.4, toute la présente politique s'applique aussi bien aux compagnies de dactyloscopie accréditées qu’aux sociétés affiliées.

Demandeur : Personne qui se présente à un service de police pour une VATPV. Cette personne doit habiter dans le territoire de ce même service.

Appareil Cardscan : Appareil accrédité par les SCICTR, qui sert à recueillir électroniquement des empreintes digitales et à numériser les formulaires d’empreintes digitales et de consentement ainsi que la photographie d’un demandeur pour ensuite les transmettre électroniquement au système d'ITR conformément au document de contrôle d’interface du National Institute of Standards and Technology et des Services nationaux de police (DCI NIST-SNP) à l’intention des contributeurs externes.

Lecteur Cardscan central : Lecteur de la compagnie de dactyloscopie accréditée qui comporte un ou plusieurs appareils Cardscan. Le lecteur convertit les formulaires d’empreintes digitales et de consentement pour ensuite les transmettre électroniquement au système d'ITR conformément au DCI NIST-SNP à l’intention des contributeurs externes.

Formulaire d’empreintes digitales C-216C (Civil) : Formulaire servant à saisir les images des empreintes digitales d'un demandeur (par encrage et pressage), pour une vérification de casier judiciaire ou pour une VATPV, mais à des fins exclusivement civiles.

Vérification d'identité : Processus exigé par la politique des SCICTR, qui consiste à authentifier l'identité d'un demandeur.

Formulaire de consentement éclairé à une VATPV : Formulaire par lequel le demandeur accepte que l'on consulte le dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC pour voir s’il y a à son nom des infractions sexuelles ayant fait l'objet d’une réhabilitation, et qu'on les communique le cas échéant au service de police qui a demandé la VATPV. Le formulaire doit comprendre tous les éléments exigés à l'article 2 (Consentement à la vérification) du Règlement sur le casier judiciaire (DORS/2000-303).

Lettre d'instruction : Lettre fournie par le service de police au demandeur ou à la compagnie de dactyloscopie accréditée expliquant que le demandeur doit s'adresser à une compagnie de dactyloscopie accréditée pour faire envoyer électroniquement ses empreintes digitales au système d'ITR à des fins de VATPV.

Appareil Livescan : Appareil accrédité par les SCICTR, qui sert à recueillir électroniquement des empreintes digitales et à saisir les images des empreintes digitales d’un demandeur, son consentement biométrique ainsi que sa photographie pour ensuite les transmettre électroniquement au système d'ITR conformément au DCI NIST-SNP à l’intention des contributeurs externes.

Document de contrôle d’interface du National Institute of Standards and Technology et des Services nationaux de police (DCI NIST-SNP) à l’intention des contributeurs externes : Document décrivant les fonctionnalités (p. ex. nature et format des données) requises pour qu’un organisme autorisé puisse saisir et transmettre électroniquement les empreintes digitales et les données connexes dans un format qui respecte les normes en matière d’ITR.

Service de police : Usager de niveau I du Centre d'information de la police canadienne (CIPC). Les services de police confient aux compagnies de dactyloscopie accréditées de transmettre électroniquement des empreintes digitales pour eux, à des fins de VATPV. Le service de police doit être de juridiction locale ou le demandeur réside.

Lettre de confirmation de bénévolat : Lettre où la personne ou l'organisme qui soumet un postulant à une VATPV confirme, le cas échéant, que le poste est un poste bénévole, c'est-à-dire non rémunéré.

Vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables (VATPV) : Vérification à laquelle sont soumises les personnes qui aspirent à travailler, bénévolement ou non, auprès d'enfants ou d'autres personnes vulnérables. Une VATPV implique de fouiller le dépôt national, notamment à la recherche d'infractions sexuelles ayant fait l'objet d’une réhabilitation; la banque de renseignements criminels et la banque de données d'enquête du CIPC; et le système de gestion des dossiers du service de police compétent là où réside le demandeur. Dans le contexte de la présente politique, « VATPV » désigne plus particulièrement la transmission électronique d’empreintes digitales au système d'ITR pour interroger le dépôt national, notamment à la recherche d'infractions sexuelles ayant fait l'objet d’une réhabilitation.

3.3 Les services de police et les compagnies de dactyloscopie accréditées consulteront la présente en parallèle avec toutes les autres politiques qui s'appliquent, ainsi qu'avec les lois, règlements et directives pertinents.

3.4 Le service de police accepte l'entière responsabilité de voir à ce que les VATPV s'effectuent dans le respect des lois, règlements, directives et politiques pertinents.

4.1 La présente politique entre en vigueur le 17 octobre, 2011.

4.2 La présente politique a été mise à jour le 14 mars 2012 afin qu’y soient incluses les dispositions relatives à la marche à suivre pour les appareils Cardscan.

5.1 Advenant toute infraction à la présente politique, les SCICTR feront enquête, et imposeront les sanctions nécessaires.

6.2 Le service de police vérifiera l'identité du demandeur en respectant la politique des SCICTR, toute loi applicable sur la protection des renseignements personnels, de même que les considérations provinciales.

6.3 Le service de police obtiendra le consentement éclairé du demandeur à une VATPV dans le formulaire de consentement à une VATPV conformément aux lois, règlements, directives et politiques pertinents.

6.3.1 Lorsque l'appareil Livescan est utilisé, ou l’appareil Cardscan selon la marche à suivre no 2, le formulaire de consentement à la VATPV doit inclure à tout le moins le consentement écrit du demandeur.

6.3.2 Lorsque l’appareil Cardscan est utilisé selon la marche à suivre no 1, le formulaire de consentement à la VATPV doit inclure le consentement écrit du demandeur et les empreintes digitales encrées à titre de consentement biométrique.

6.4 S'il a besoin d’empreintes digitales pour mener à bien la VATPV, le service de police pourra faire appel aux capacités de transmission électronique des empreintes digitales d’une compagnie de dactyloscopie accréditée qui utilisera un appareil Livescan ou Cardscan.

6.4.1 Le service de police a la responsabilité de faire en sorte que la compagnie de dactyloscopie accréditée reçoive tous les renseignements nécessaires à la transmission électronique des empreintes digitales du demandeur à des fins de VATPV.

6.5 Le service de police rédige une lettre d’instruction.

6.6 Le service de police remet au demandeur et/ou à la compagnie de dactyloscopie accréditée la lettre d’instruction rédigée et informe le demandeur qu’il doit aller voir une compagnie de dactyloscopie accréditée pour que soient transmises électroniquement ses empreintes digitales à des fins de VATPV. 

6.7 Le service de police rédige une lettre d’instruction.

6.8 Le service de police prélève les empreintes digitales du demandeur sur le formulaire C‑216C.

6.9 Le service de police transmet directement à la compagnie de dactyloscopie accréditée les originaux du formulaire C‑216C et du formulaire de consentement éclairé à une VATPV du demandeur (y compris ses empreintes digitales encrées à titre de consentement biométrique), la photographie de son visage et la lettre d’instruction.

Lettre d’instruction

6.12.1 Le service de police a la responsabilité de fournir ou de faire fournir à la compagnie de dactyloscopie accréditée une lettre d'instruction pour tout demandeur qu'il lui confie.

6.12.2 Il incombe au service de police de rédiger la lettre d'instruction.

6.13 Par cette lettre, le service de police explique au demandeur qu’il doit faire transmettre électroniquement ses empreintes digitales par une compagnie de dactyloscopie accréditée au système d'ITR à des fins de VATPV.

6.13.1 On trouvera un modèle de lettre d'instruction à l'annexe A de la présente politique.

6.14 Une lettre d'instruction portera :

6.14.1 le nom et l'insigne officiels du service de police;

6.14.2 la date où elle a été délivrée par le service de police;

6.14.3 le nom, le titre et la signature de la personne responsable, au service de police, qui l'a délivrée;

6.14.4 le nom et la date de naissance du demandeur;

6.14.5 la signature par laquelle le demandeur confirme son intention d'aller voir une compagnie de dactyloscopie accréditée pour qu'elle transmette électroniquement ses empreintes digitales au système d'ITR à des fins de VATPV;

6.14.6 l'adresse du service de police, où l'on enverra les résultats de la VATPV, en version papier;

6.14.7 confirmation que le service de police a vérifié l'identité du demandeur;

6.14.8 confirmation que le demandeur a donné son approbation écrite au service de police pour que le dépôt national soit fouillé pour voir s’il y a à son nom des infractions sexuelles ayant fait l'objet d’une réhabilitation, et pour que ces infractions soient, le cas échéant, communiquées au service de police qui a demandé la VATPV;

6.14.9 confirmation que le service de police a vérifié que le travail en question doit bien se faire auprès de personnes vulnérables;

6.14.10 une description du travail auprès de personnes vulnérables;

6.14.11 le nom de la personne ou de l'organisation qui demande la VATPV;

6.14.12 des précisions sur les personnes vulnérables (enfants ou autres) auprès de qui le travail doit se faire;

6.14.13 confirmation que le poste est un poste rémunéré ou un poste bénévole, selon le cas;

6.14.13.1 confirmation que le service de police a reçu et vérifié une lettre de confirmation de bénévolat, si et seulement si le poste est non rémunéré;

6.14.14 l'adresse d'une page Web de la GRC énumérant toutes les compagnies de dactyloscopie accréditées autorisées à faire des VATPV électroniques. (http://www.rcmp-grc.gc.ca/rtid-itr/vulner-fra.htm)

7.1  La compagnie de dactyloscopie accréditée vérifiera la lettre d'instruction avant de transmettre électroniquement au système d'ITR, à des fins de VATPV, les empreintes digitales et les données complémentaires du demandeur.

7.2 La compagnie de dactyloscopie accréditée vérifiera l'identité du demandeur en respectant la politique des SCICTR, les lois applicables sur la protection des renseignements personnels ainsi que les considérations provinciales, avant de transmettre électroniquement les empreintes digitales et les données complémentaires du demandeur au système d'ITR, à des fins de VATPV.

7.3 C'est électroniquement, avec la technologie Livescan, que la compagnie de dactyloscopie accréditée transmettra les empreintes digitales et les données complémentaires du demandeur (y compris son consentement biométrique et la photographie de son visage) au système d'ITR à des fins de VATPV.

7.5 La compagnie de dactyloscopie accréditée transmet électroniquement, avec la technologie Cardscan, le formulaire C‑216C du demandeur, ses empreintes digitales à titre de consentement biométrique, la photographie de son visage et ses données complémentaires au système d’ITR à des fins de VATPV.

7.7 Aussi, avant de prélever les empreintes digitales du demandeur sur le formulaire C‑216C, la compagnie de dactyloscopie accréditée vérifie l’identité du demandeur conformément aux politiques des SCICTR et à toute loi ou à toutes considérations provinciales applicables en matière de vie privée.

7.8 La compagnie de dactyloscopie accréditée prélève les empreintes digitales du demandeur sur le formulaire C‑216C.

7.9 La compagnie de dactyloscopie accréditée saisit les empreintes digitales encrées du demandeur sur le formulaire de consentement éclairé à une VATPV à titre de consentement biométrique.

7.10 La compagnie de dactyloscopie accréditée envoie directement à un lecteur Cardscan central les originaux du formulaire C‑216C et du formulaire de consentement éclairé à une VATPV du demandeur (y compris ses empreintes digitales à titre de consentement éclairé), la photographie de son visage et la lettre d’instruction.

7.11 La compagnie de dactyloscopie accréditée, au lecteur Cardscan central, transmet électroniquement, avec la technologie Cardscan, le formulaire C‑216C du demandeur, ses empreintes digitales à titre de consentement biométrique, la photographie de son visage et ses données complémentaires au système d’ITR à des fins de VATPV.

8.1 Quand les empreintes digitales nécessaires à une VATPV ont été transmises électroniquement par une compagnie de dactyloscopie accréditée, les SCICTR envoient les résultats directement au service de police, et à lui seul.

8.1.1 Les résultats sur papier seront expédiés à l'adresse de retour du service de police telle qu'elle figure dans la lettre d'instruction et dans le fichier électronique de la compagnie de dactyloscopie accréditée.

8.2 La compagnie de dactyloscopie accréditée ne doit pas recevoir de résultats liés à une VATPV. Ceux‑ci seront expédiés à l'adresse de retour du service de police telle qu'elle figure dans la lettre d'instruction et dans le fichier électronique de la compagnie de dactyloscopie accréditée.

8.2.1 La compagnie de dactyloscopie accréditée doit se reporter à l’Annexe B de la présente politique pour savoir comment indiquer l’adresse de retour des résultats de la VATPV.

9.1 Le service de police doit s’acquitter de tous les autres aspects de la VATPV dans le respect des lois, règlements, directives et politiques pertinents.

9.1.1 Une VATPV implique entre autres de fouiller la banque de renseignements criminels et la banque de données d'enquête du CIPC ainsi que le système de gestion des dossiers du service de police compétent là où réside le demandeur ou là où il a résidé au cours des cinq dernières années.

 

Instruction : VISITE À UNE COMPAGNIE DE DACTYLOSCOPIE ACCRÉDITÉE POUR UNE VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS EN VUE D'UN TRAVAIL AUPRÈS DE PERSONNES VULNÉRABLES (VATPV) ÉLECTRONIQUE

Le service de police concerné remplira ce formulaire pour chaque VATPV. Directement ou par l'intermédiaire du demandeur, il le remettra à une compagnie de dactyloscopie accréditée pour faciliter la transmission électronique d’empreintes digitales à des fins de VATPV.

Identification du service de police

Date :

Nom du service de police :

Insigne du service de police :

Nom et titre de la personne responsable au service de police :

Signature de la personne responsable au service de police : 

_________________________         
Signature

Adresse postale où expédier les résultats de recherche :

Identification du demandeur

Nom du demandeur:

Date de naissance du demandeur :

Le service de police a-t-il procédé à une vérification de l'identité? OUI____ NON____

Travail auprès de personnes vulnérables

Le service de police a-t-il vérifié que le travail doit bien se faire auprès de personnes vulnérables? OUI____ NON____

Il s’agit d’un poste : Rémunéré ____ Bénévole____
                                                                                         
Il s’agit d’un poste bénévole (non rémunéré), le service de police a-t-il reçu et vérifié la lettre de confirmation de bénévolat?
OUI____ NON____

Consentement du demandeur

Le demandeur a-t-il donné son consentement écrit au service de police pour qu’on consulte le dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC pour voir s’il y a à son nom des infractions sexuelles ayant fait l'objet d’une réhabilitation et que, le cas échéant, on les communique au service de police? OUI____ NON____

Précisions sur les personnes vulnérables

Description du poste :

Nom des personnes ou de l'organisation ayant demandé la VATPV :

Précisions sur les enfants ou autres personnes vulnérables auprès de qui le travail doit se faire :

Adresses des compagnies de dactyloscopie accréditées

Les adresses des compagnies de dactyloscopie accréditées pour les VATPV sont disponibles sur la page Web suivante: http://www.rcmp-grc.gc.ca/rtid-itr/vulner-fra.htm.

Signature du demandeur

Je ferai transmettre électroniquement mes empreintes digitales au dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC par une compagnie de dactyloscopie accréditée pour que soit effectuée la vérification de mes antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables.

______________________________
Signature

La compagnie de dactyloscopie accréditée qui transmet électroniquement des empreintes digitales aux fins d’une VATPV doit suivre les étapes exposées ci-dessous conformément à toutes les exigences que prévoient le DCI NIST-SNP et l’accréditation.
Pour indiquer l’adresse de retour du service de police relativement à une VATPV, la compagnie de dactyloscopie accréditée doit :

• Choisir « Individu » comme code pour l’envoi des résultats.
• Entrer l’adresse du service de police dans le champ de l’adresse de retour telle qu’elle apparaît dans la lettre d’instruction.
• Le champ de l’adresse de retour doit inclure :
  • Le nom du service de police
• L’adresse du service de police
• La ville
• Le code de province
• Le code postal
• Le pays
• Remplir tous les autres champs relatifs à une VATPV, notamment les renseignements sur le secteur vulnérable, le champ « Veuillez préciser » relatif au type de demande.