Politique : concept du service exécutant – vérification électronique des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables

Politique régissant la transmission électronique d’empreintes digitales par un service de police pour le compte d'un autre service de police realtivement à une vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables

RÉSUMÉ

La vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables (VATPV) produit les renseignements essentiels qui permettront à divers organismes de juger si une personne est apte à travailler ou à interagir avec les membres les plus vulnérables de notre société, dont les enfants, les aînés et les personnes handicapées. Elle consiste à vérifier dans le dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC si la personne possède un casier judiciaire ou un dossier de délinquant sexuel réhabilité. Si la recherche par nom ne donne pas de résultats concluants, alors il faut confirmer l'identité aux moyens d’empreintes digitales.

La présente politique s'adresse aux services de police qui n'ont pas encore acquis ou commencé à utiliser des appareils de dactyloscopie électronique. Aussi, pour optimiser la prestation de services et accélérer les VATPV, elle autorise les services de police outillés pour la dactyloscopie électronique à transmettre des empreintes digitales pour les services qui ne le sont pas. Elle peut s'étendre à toutes les vérifications d'antécédents judiciaires soumis avec empreintes digitales à des fins civiles, même sans rapport avec le travail auprès de personnes vulnérables.

La transmission électronique d’empreintes digitales améliore sensiblement l'exécution des VATPV : dans l'immense majorité des cas, elle réduit les délais de quelques semaines à quelques jours tout au plus. Quand les empreintes digitales ne correspondent à aucunes données de la GRC, il peut même suffire de quelques minutes.

Les services de police ont la responsabilité de mener les VATPV conformément aux lois, règlements, directives et politiques pertinents.

GÉNÉRALITES

2.1 Que les termes soient employés au singulier ou au pluriel, les définitions suivantes s'appliquent dans toute la présente politique.

SECTEUR D'ACTIVITÉ DE LA GRC

Services canadiens d'identification criminelle en temps réel (SCICTR) : Gardiens du dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC, les SCICTR ont pour mandat de fournir un appui opérationnel direct aux communautés canadiennes de l'exécution de la loi, du droit pénal et de la sécurité publique, ainsi qu'à des partenaires internationaux comme le FBI et Interpol, dans des dossiers criminels, civils ou d’immigration. À l'échelle du pays, ils se chargent des vérifications d'antécédents judiciaires et des VATPV à effectuer par des moyens biométriques, à des fins judiciaires civiles ou pénales. Finalement, ce sont eux qui autorisent l'accès au système d'ITR.

DÉPÔT NATIONAL

Le dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC (ci-après « le dépôt national ») réunit les casiers judiciaires de toutes les personnes accusées d'actes criminels ou d'infractions mixtes. C'est là tout ce qu'il contient, car il fonctionne par empreintes digitales, et la Loi sur l’identification des criminels n'autorise le prélèvement d'empreintes digitales que dans les cas d'actes criminels ou d'infractions mixtes. La GRC n'y inclura un dactylogramme rattaché à une déclaration de culpabilité par procédure sommaire que s'il lui a été remis en rapport avec un incident impliquant des actes criminels ou des infractions mixtes. La loi n'obligeant les services de police à déclarer les actes criminels ou les infractions mixtes à la GRC que quand ils sont commis par des adolescents, une recherche dans les dossiers de police locaux peut très bien mettre au jour des antécédents judiciaires que la GRC ne connaissait pas.

SYSTÈMES ET BANQUES DE DONNÉES

ITR et système d'ITR : Le système d'identification en temps réel (ITR) est accessible aux organismes que les SCICTR autorisent à transmettre des empreintes digitales par voie électronique.

Banque de données de l'identité judiciaire (BDIJ) : Elle comporte trois ensembles de données, à savoir 1) les antécédents judiciaires du contrevenant; 2) une notice biographique et un résumé des infractions du contrevenant; et 3) un résumé indexé des noms de contrevenants, pour recherche rapide. Seuls les SCICTR sont autorisés à mettre à jour, à effacer ou à modifier les données de cette banque. Chaque entrée s'accompagne d’empreintes digitales obtenus légalement. Les services de police autorisés peuvent fouiller la BDIJ via le CIPC. Les renseignements s’obtiennent au moyen du fichier de renseignements personnels (FRP) numéro GRC PPU 030, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Banque de renseignements criminels : Les organismes font des entrées directes dans le CIPC, pour rassembler des renseignements criminels.

Banque de données d'enquête : On y fait des entrées directes de casiers judiciaires dans le CIPC, à des fins d'enquêtes policières. Les données sont fournies et tenues à jour par la police; elles portent sur des personnes recherchées ou disparues, sur des véhicules volés (bateaux compris) ou sur tout autre bien perdu ou volé. La banque de données comprend les catégories de personnes suivantes, relatives aux fichiers du CIPC : Inculpé, Judiciarisé, Personne disparue, Libéré conditionnel et Personne recherchée. Ces renseignements s’obtiennent au moyen du fichier de renseignements personnels (FRP) numéro GRC PPU 005), conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

AUTRES

Appareil Cardscan : Appareil de dactyloscopie électronique accrédité par les SCICTR, qui sert à numériser empreintes digitales et formulaires de consentement pour transmission électronique au système d'ITR.

Appareil Livescan : Appareil accrédité par les SCICTR, qui sert à recueillir empreintes digitales et consentement biométrique pour ensuite les transmettre électroniquement au système d'ITR. Nota : La marche à suivre donnée ici pour les appareils Livescan s'applique aussi aux transcodeurs à distance.

Demandeur : Personne qui se présente au service de police RESPONSABLE pour une VATPV. Cette personne doit habiter sur le territoire de ce même service.

Facturation globale : Mécanisme de recouvrement de coûts qu'emploient les SCICTR de la GRC pour la dactyloscopie de compétence fédérale à des fins civiles.

Formulaire C-216C : Formulaire servant à saisir les empreintes digitales d'un demandeur par encrage et pressage, pour une vérification de casier judiciaire ou pour une VATPV, mais à des fins exclusivement civiles.

Formulaire de consentement éclairé à une VATPV : Formulaire par lequel le demandeur accepte que l'on consulte le dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC pour voir s'il y a à son nom des infractions sexuelles ayant fait l'objet d'une réhabilitation, et qu'on les communique le cas échéant au service de police qui a demandé la VATPV. Le formulaire doit comprendre tous les éléments exigés à l'article 2 (Consentement à la vérification) du Règlement sur le casier judiciaire (DORS/2000-303). Quand la VATPV se fait avec l'appareil Cardscan, le demandeur donne sur le formulaire son consentement biométrique à la transmission électronique de ses dactylogrammes.

Lettre de confirmation de bénévolat : Lettre où la personne ou l'organisme qui soumet un postulant à une VATPV confirme, le cas échéant, que le poste est un poste bénévole, c'est-à-dire non rémunéré.

Service de police : Organisme membre de niveau I du Centre d'information de la police canadienne (CIPC) qui effectue des VATPV. Aux présentes, il s'agit d'un terme générique englobant les services dits « responsables » et ceux dits « exécutants ».

Service de police EXÉCUTANT : Service de police outillé pour la dactyloscopie électronique à des fins de VATPV. Le service de police EXÉCUTANT peut transmettre des empreintes digitales électroniques directement au système d'ITR pour le compte d'un service de police RESPONSABLE.

Service de police RESPONSABLE : Service de police qui, n'ayant pas de capacités propres en matière de dactyloscopie électronique, fait appel à celles d'un service de police dit « exécutant ». Il doit avoir compétence là où le demandeur réside.

Transcodeur à distance : Poste de travail spécialisé muni d'un numériseur à plat, que les services de police emploient surtout pour traiter les empreintes digitales latentes (prélevées sur les lieux de crimes). Il peut se configurer pour l'identification par décadactylogrammes ou pour les vérifications à des fins civiles, VATPV comprises.

Vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables (VATPV) : Vérification à laquelle sont soumises les personnes qui aspirent à travailler, bénévolement ou non, auprès d'enfants ou d'autres personnes vulnérables. Une VATPV implique de fouiller le dépôt national, notamment à la recherche d'infractions sexuelles ayant fait l'objet d’une réhabilitation; la banque de renseignements criminels et la banque de données d'enquête du CIPC; et le système de gestion des dossiers du service de police compétent là où réside le demandeur. 

Vérification d'identité : Processus exigé par la politique des SCICTR, qui consiste à authentifier l'identité d'un demandeur. 

3.2 Les services de police doivent respecter la présente politique en parallèle avec l'ensemble des exigences de politiques, lois, directives et règlements pertinents.

4.1 La présente politique entre en vigueur le 6 décembre 2011.

6.1 Les services de police acceptent l'entière responsabilité de voir à ce que les VATPV s'effectuent dans le respect des lois, règlements, directives et politiques pertinents.

7.2 Le service de police RESPONSABLE vérifiera l'identité du demandeur en respectant la politique des SCICTR, les lois pertinentes sur la protection des renseignements personnels, ainsi que les considérations provinciales.

7.3 Le service de police RESPONSABLE recueillera le consentement éclairé du demandeur à une VATPV, conformément aux lois, règlements, directives et politiques pertinents.

7.4 S'il a besoin des empreintes digitales du demandeur pour mener à bien la VATPV, le service de police RESPONSABLE peut passer par un service de police EXÉCUTANT, qui emploiera pour lui ses capacités de dactyloscopie électronique, selon la marche à suivre pertinente (appareil Livescan ou Cardscan).

7.4.1 Le service de police RESPONSABLE est tenu de fournir au service de police EXÉCUTANT tous les documents requis selon la présente politique (article 7.5 pour l'appareil Livescan, ou 7.8 pour l'appareil Cardscan).

7.5 Le Service de police RESONSABLE fournit au demandeur et / ou à un service de police EXÉCUTANT, une lettre d’instruction, et avise le demandeur d'aller à un service de police EXÉCUTANT pour la soumission électronique des empreintes digitales dans le but d’obtenir une vérification du secteur vulnérable.

7.6 Le service de police RESPONSABLE saisira les empreintes digitales du demandeur sur le formulaire C-216C.

7.7 Le service de police RESPONSABLE fera remplir au demandeur le formulaire de consentement éclairé à une VATPV, VATPV signifiant ici la recherche dans le dépôt national, et la divulgation au service de police RESPONSABLE le cas échéant, de toute infraction sexuelle à son nom ayant fait l'objet d'une réhabilitation.

7.8 Le service de police RESPONSABLE fournira directement au service de police EXÉCUTANT l'original du formulaire C-216C, du formulaire de consentement éclairé à une VATPV, et de la lettre d'instruction.

7.9 Il incombe au service de police RESPONSABLE de rédiger la lettre d'instruction.

7.9.1 On trouvera un modèle de lettre d'instruction à l'annexe A de la présente politique.

7.10 Une lettre d'instruction portera :

7.10.1 le nom et l'insigne officiels du service de police RESPONSABLE;

7.10.2 la date où elle a été délivrée par le service de police RESPONSABLE;

7.10.3 le nom, le titre et la signature de la personne responsable, au service de police RESPONSABLE, qui l'a délivrée;

7.10.4 le nom et la date de naissance du demandeur;

7.10.5 la signature du demandeur par laquelle celui‑ci reconnaît que le service de police EXÉCUTANT va transmettre électroniquement ses empreintes digitales au système d'ITR, à des fins de VATPV;

7.10.6 l'adresse postale du service de police RESPONSABLE;

7.10.7 confirmation que le service de police RESPONSABLE a vérifié l'identité du demandeur;

7.10.8 confirmation que le demandeur a consenti auprès du service de police RESPONSABLE à ce que le dépôt national soit fouillé pour voir s'il y a à son nom des infractions sexuelles ayant fait l'objet d'une réhabilitation, et à ce que ces infractions soient, le cas échéant, communiquées au service de police RESPONSABLE;

7.10.9 confirmation que le service de police RESPONSABLE a vérifié que le travail en question doit bien se faire auprès de personnes vulnérables;

7.10.10 une description du travail auprès de personnes vulnérables;

7.10.11 le nom de la personne ou de l'organisation qui demande la VATPV;

7.10.12 des précisions sur les personnes vulnérables (enfants ou autres) auprès de qui le travail doit se faire;

7.10.13 confirmation que le poste est un poste rémunéré ou un poste bénévole, selon le cas;

7.10.13.1 confirmation que le service de police RESPONSABLE a reçu et vérifié une lettre de confirmation de bénévolat, si et seulement si le poste est non rémunéré;

7.10.14 le nom et l'adresse du service de police EXÉCUTANT qui doit transmettre électroniquement les empreintes digitales du demandeur au système d'ITR à des fins de VATPV.

8.1 Pour chaque VATPV électronique qu'il demandera, le service de police EXÉCUTANT transmettra électroniquement les données suivantes, en plus de tout ce que l'ITR lui demandera :

8.1.1 Consentement du demandeur à ce que le dépôt national soit fouillé pour voir s'il y a à son nom des infractions sexuelles ayant fait l'objet d'une réhabilitation, et à ce que ces infractions soient, le cas échéant, communiquées au service de police EXÉCUTANT, le tout selon les exigences de l'ITR.

8.1.2 Identification du service de police RESPONSABLE dans le champ réservé au numéro de référence de l'entité collaboratrice, selon les exigences de l'ITR.

8.1.2.1 Le numéro de référence du service de police RESPONSABLE figurera sur toute copie papier présentant des résultats de recherche envoyée par les SCICTR.

8.1.3 Toutes les autres précisions nécessaires à la VATPV (description du poste, nom des personnes ou de l'organisation ayant demandé la VATPV, précisions sur les personnes vulnérables (enfants ou autres) auprès de qui le travail doit se faire, etc.), selon les exigences de l'ITR.

8.2 Il incombe au service de police EXÉCUTANT de payer les frais de dactyloscopie rattachés aux VATPV, selon les règlements fédéraux.

8.3 Il incombe au service de police EXÉCUTANT de payer les factures globales de dactyloscopie, selon les règles de la GRC en matière de facturation.

8.5 Le service de police EXÉCUTANT vérifiera l'identité du demandeur en respectant la politique des SCICTR, les lois applicables sur la protection des renseignements personnels ainsi que les considérations provinciales, avant de transmettre électroniquement les empreintes digitales et les données complémentaires du demandeur au système d'ITR, à des fins de VATPV.

8.6 C'est électroniquement, avec la technologie Livescan, que le service de police EXÉCUTANT transmettra les empreintes digitales et les données complémentaires du demandeur au système d'ITR à des fins de VATPV.

8.7 Le service de police EXÉCUTANT vérifiera les originaux du formulaire C-216C, du formulaire de consentement éclairé à une VATPV et de la lettre d'instruction avant de transmettre électroniquement les empreintes digitales et les données complémentaires du demandeur au système d'ITR à des fins de VATPV.

8.8 C'est électroniquement, avec la technologie Cardscan, que le service de police EXÉCUTANT transmettra le formulaire C-216C, le consentement biométrique et les données complémentaires au système d'ITR à des fins de VATPV.

9.1 Les SCICTR enverront la plupart des résultats de recherche directement au service de police EXÉCUTANT, par la poste ou électroniquement, selon les privilèges et selon l'autorisation que les SCICTR auront accordés au service de police.

9.1.2 Il incombe au service de police EXÉCUTANT de renvoyer les résultats de recherche au service de police RESPONSABLE, de qui relève la VATPV.

9.2 Si la nature des résultats de recherche le justifie, les SCICTR les enverront directement au service de police RESPONSABLE, sur support papier. C'est du service de police RESPONSABLE que relève la VATPV.

10.1 Tous les autres aspects de la VATPV relèvent du service de police RESPONSABLE, selon les lois, règlements, directives et politiques pertinents.

10.1.1 On entend par là l'interrogation des banques de renseignements criminels et de données d'enquête du CIPC, ainsi que du système de gestion des dossiers des services de police compétents là où le demandeur a résidé dans les cinq dernières années.

11.1 Les services de police RESPONSABLE et EXÉCUTANT comprennent que les SCICTR peuvent décider n'importe quand de les soumettre à une vérification.
 
11.2 Les services de police RESPONSABLE et EXÉCUTANT laisseront les SCICTR ou leurs représentants vérifier sur place si la présente politique est respectée, notamment quant à la conservation des documents, aux politiques des SCICTR, à l'usage et à la diffusion des données de l'ITR. De plus, les services de police RESPONSABLE et EXÉCUTANT laisseront les SCICTR ou leurs représentants consulter immédiatement les ordinateurs branchés au système d'ITR, les documents pertinents, leurs dossiers de police, et le personnel compétent.

11.3 Les services de police RESPONSABLE et EXÉCUTANT remettront aux SCICTR toute la documentation prouvant qu'ils sont habilités à transmettre électroniquement des empreintes digitales et des données complémentaires au système d'ITR à des fins de VATPV ou à d'autres fins civiles. Ils donneront aux SCICTR toute l'aide nécessaire à une vérification complète, en personne, de leurs activités relatives à l'ITR.

11.4 À la demande des SCICTR, les services de police RESPONSABLE et EXÉCUTANT corrigeront toute VATPV ou toute vérification de casier judiciaire à d'autres fins civiles non conforme aux politiques des SCICTR.

12.1 Le service de police RESPONSABLE conservera au moins deux ans, pour que les SCICTR puissent les vérifier, les documents suivants : preuves d'identification, formulaires de consentement éclairé à une VATPV, lettres d'instruction, lettres de confirmation de bénévolat, et tout autre document d'information fourni par la personne ou l'organisation ayant demandé la VATPV.

12.2 Pour sa part, le service de police EXÉCUTANT conservera au moins deux ans, pour que les SCICTR puissent les vérifier, les preuves d'identification et les lettres d'instruction.

12.3 Les services de police RESPONSABLE et EXÉCUTANT conserveront les documents décrits aux articles 12.1 et 12.2 de la présente, en respectant les lois applicables sur la protection des renseignements personnels ainsi que les considérations provinciales.

12.4 Les services de police RESPONSABLE et EXÉCUTANT feront connaître au demandeur les exigences de conservation des documents.

 

LETTRE D'INSTRUCTION POUR L'EXÉCUTION, PAR UN SERVICE DE POLICE RESPONSABLE ET UN SERVICE DE POLICE EXÉCUTANT, D'UNE VÉRIFICATION ÉLECTRONIQUE DES ANTÉCÉDENTS EN VUE D'UN TRAVAIL AUPRÈS DE PERSONNES VULNÉRABLES

Le service de police RESPONSABLE remplira ce formulaire pour chaque VATPV. Il le remettra au service de police EXÉCUTANT dont il demandera l'aide pour transmettre des empreintes digitales électroniquement à des fins de VATPV.

Identification du service de police RESPONSABLE

Date :

Nom du service de police RESPONSABLE :                                                       

Insigne du service de police RESPONSABLE :

Nom et titre de la personne responsable au service de police RESPONSABLE :  
              
Signature de la personne responsable au service de police RESPONSABLE :        

____________________________
Signature

Adresse postale du service de police RESPONSABLE :

Identification du demandeur

Nom du demandeur :

Date de naissance du demandeur :

Le service de police RESPONSABLE a-t-il procédé à une vérification de l'identité?
OUI____ NON____

Travail auprès de personnes vulnérables

Le service de police RESPONSABLE a-t-il vérifié que le travail doit bien se faire auprès de personnes vulnérables? OUI____ NON____

Il s’agit d’un poste : Rémunéré ____ Bénévole____
                                                                                         
S’il s'agit d'un poste bénévole (non rémunéré), le service de police RESPONSABLE a-t-il reçu et vérifié la lettre de confirmation de bénévolat? OUI____ NON____

Consentement du demandeur

Le demandeur a-t-il donné son consentement écrit au service de police RESPONSABLE pour qu'on consulte le dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC pour voir s'il y a à son nom des infractions sexuelles ayant fait l'objet d'une réhabilitation et que, le cas échéant, on les communique au service de police RESPONSABLE? OUI____ NON____

Précisions sur les personnes vulnérables

Description du poste :

Nom des personnes ou de l'organisation ayant demandé la VATPV :

Précisions sur les enfants ou autres personnes vulnérables auprès de qui le travail doit se faire :

Service de police EXÉCUTANT pour la VATPV

Nom et adresse du service de police EXÉCUTANT :

Signature du demandeur

Je reconnais que le service de police EXÉCUTANT susmentionné va transmettre mes empreintes digitales électroniquement au dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC, pour une vérification de mes antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables.

______________________________
Signature